兩大原因促使NGO要重視「義工管理」

想有效地管理義工，第一件事要建立良好且清晰的溝通。

多元化的通訊渠道有助NGO與義工建立良好的溝通，以維繫現有的義工願意持續地參與機構的義工服務。NGO需要向義工清楚地傳遞機構的資訊（包括機構目標和價值）及有關義工機會的最新消息（例如招募資訊、嘉許計劃和義工分享）等。

機構可因應目標群眾和訊息內容，選擇多個合適的渠道來傳遞各種資訊。常見的渠道包括定期義工大會、電子通訊（eDM）、社交媒體、機構網頁、訊息群組或義工配對平台等。再者，機構亦適宜開設雙向的溝通平台，讓義工可以向機構表達意見及感想，這有助機構改善義工管理，提升義工體驗。

想招募到合適的義工，機構也需要下功夫。首先，機構可按「Who、What、How」來制定最佳的招募策略。

「Who」－機構需要招募哪些義工？
因應義工服務的需要、內容和模式，列明義工招募的要求：
・義工需要哪些技能？
・義工會否有年齡要求？
・其他特別要求
・義工服務時數（即時間承諾）

「What」－這些義工需要做甚麼？
不要假設義工只看義工機會的名稱就知道該義工服務需要做甚麼，機構應該在義工招募帖上清楚列明義工服務的內容和義工職責。
・建議用簡潔文字清晰地列明義工的職責
・強調參與義工可以從該義工服務裡獲得甚麼體驗或學習到甚麼新技能，目的是增加義工服務的吸引力，畢竟做義工能夠幫人之餘，義工也會獲得一些體會
・機構可製作一張「靚圖」（至少不要「黐底」和「起格」）吸引眼球，尤其是透過擁有海量資訊的社交媒體或義工配對平台進行招募時，一張「靚圖」隨時令機構的義工機會突圍而出

「How」－如何招募義工？
線上線下都可以招募義工，按你的目標群眾來選擇合適的招募渠道。
・機構網頁
・機構中心
・社區網絡
・電子通訊
・社交媒體
・義工配對平台
・與其他NGO合作
・與企業合作

決定好「Who、What、How」後，機構就要跟隨義工管理流程的篩選程序來選擇合適義工，然後展開聯絡及確認程序，確保整個招募過程順利完成。

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有些參加者是第一次做義工或較少義工經驗，又或者當機構推出新模式的義工機會，可能連資深義工都需要重新掌握。這時候，機構可考慮提供教學、訓練、培訓或貼士予參加者，讓他們獲得所需的知識和技巧，亦能夠順利和安全地完成義工服務。

舉例，清潔海灘和清潔動物收容所的義工服務通常都會在服務開始時，先由義工領袖或機構代表一邊示範，一邊講解清潔須知和安全事項，確保義工能正確和安全地完成活動。又例如情緒支援義工和義工領袖等義工崗位均需要專業訓練，機構可按需要提前為參加者安排訓練工作坊，由專業人士傳授相關的技巧、知識和應變方案等。

因此，機構應該根據義工的能力，為他們配對最合適的義工崗位，盡量減少「錯配」機會以免影響義工體驗和義工服務進行。而在義工服務過程之中，機構不但要為義工提供所需的資訊和物資外，也要安排負責同事或義工領袖擔任義工服務的監督者或導師，為義工提供指導、臨場安排和支援，確保義工們安全和適當地履行其職責，令整個義工活動得以順利完成。

建議機構定期表揚積極參與或有傑出表現的義工，以感謝他們的努力和貢獻。除了頒發年終嘉許狀之外，機構亦可以透過個人化的感謝信、獎勵、或在社交媒體上發布義工的訪問或故事，以表揚及分享義工的貢獻和所創造的正面影響，從而培養義工的歸屬感和滿足感，鼓勵他們繼續行善。

這樣既是做好義工維繫的工作，亦有助向公眾推動義工文化，吸納更多有心人加入成為義工。

NGO應該為義工建立一個互相支持和學習的行善環境，以創造積極且互動的正面義工體驗。舉例，機構可以為義工提供社交互動的機會，讓他們多互相交流心得；機構亦可以不時向義工傳遞義工貼士和關注身心健康的資訊，畢竟想幫人，都要照顧好自己，這樣才能夠建立可持續的義工文化。

此外，機構亦可以定期邀請義工為機構的義工服務提供意見回饋和建議，經檢討後作出適當的調整，有助改善義工體驗，吸引更多市民參與做義工。

要維繫每一位義工，除了以上5點之外，機構必須做好第6點，就是好好保存所有義工的資料和參與紀錄，這些數據對NGO來說是極具價值的資源！因此，機構要謹慎考慮選用甚麼工具或系統來管理這些資料。

一個有效的義工管理，最基本要妥善地記錄義工的個人資料（包括姓名、聯絡方式、技能、學歷、興趣和所屬會籍），以及義工的參與紀錄（包括報名紀錄、出席率及義工服務時數）。這些數據能夠反映義工的參與情況（例如義工的背景、喜好及頻率）。因此，所選用的義工管理系統或方案應該能夠綜合記錄以上數據，以便機構即時了解每位義工的參與度和每個義工服務的受歡迎程度等資訊。

可見，要管理以上的義工資料，單靠普通文書工具未必是最有效及同步的方法，尤其是擁有多間中心的機構就更需要跨中心資料同步。所以，NGO需要花點心機去研究哪些管理系統或方案最適合機構和旗下中心使用，以便有效地管理及記錄各種寶貴的義工資訊；但最重要的是機構亦需要定期參考數據並進行評估，並且願意作出調整，這樣的義工管理才能變得更有效。

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義工是NGO的寶貴資源，有效的義工管理無疑是幫助NGO發展和提供更多服務。透過制定全面的義工管理計劃，包括通訊方式、招募、訓練、支援、嘉許和數據紀錄管理等，NGO可以有效地管理機構義工，協助他們在義工服務裡發揮最大的影響力，從而加強機構與義工和社區的連繫，進一步推動積極參與的義工文化，吸收更多市民與機構一起為社區創造更多正面影響。

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