非牟利機構數碼轉型有何優勢?| Digital Transformation in NGO

非牟利機構數碼轉型有何優勢?

香港數碼轉型例子|跟不上就要被淘汰?

NGO數碼轉型文章系列(一)

活於大數據時代,各行各業想生存都要投入數碼轉型(Digital Transformation),借助現代化工具加快工作流程及獲得精準的分析數據,務求保持競爭力。本地非牟利機構(NGO)亦面對同一命運,但資源有限之下,不禁都要講句:「有錢都搞好服務先啦!」


無錯,這的確是NGO服務理念之一!事實上,NGO都要講KPI(關鍵績效指標):有幾多受惠者、有幾多活躍會員、有幾多義工時數和有幾多義工機會等,所謂「今年的成績如何,你未來所得的資源及資金也必如何」。換言之,NGO想順利完成「跑數」挑戰,必需要保持競爭力及影響力,自然與商業公司一樣都離不開數碼轉型的命運。

什麼是數碼轉型(Digital Transformation)?

根據Google定義

  • 數碼轉型是指使用現代數碼技術(包括所有類型的公用雲端、私人雲端和混合式雲端平台) 改善或調整業務流程、文化和客戶體驗,以因應商業環境和市場局勢變化。


香港數碼轉型例子

用日常生活做例子,你就會發現自己早就體驗數碼化生活:

由固網電話到PDA、iPhone 3G及各款智能電話和裝置陸續出現;由56K到今天1000M極速上網,以及各大社交平台和討論區興起至今網絡資訊大爆炸,市民的生活需要、口味、興趣和習慣都受大環境影響而不停改變。

但看深一層,這都是市民日常生活所接觸的「媒介」及「工具」的轉變:由紙張、電台、電視、電腦到智能電話;由網絡、雲端技術到未來的「元宇宙(Metaverse)」,都是媒介、工具和接收資訊的模式轉變,市民對生活用品和社區服務的本質需求並無太大變化。機構想服務更多市民,想知道市民需要什麼服務,就需要嘗試多元化模式及媒介去接觸大眾,加強互動。


就以媒體為例,電子數碼平台的出現注定紙媒會末落;廣告業、市場營銷及公關等直接接觸大眾或消費者的行業亦由以往Above The Line和Below The Line策略轉化成Through the Line Marketing。他們不再只限於製作電視廣告(TVC)、大型廣告牌、落地活動或報紙A1版廣告,反而分配更多資源於網上內容、網上影片、KOL和融入AR及VR虛擬科技的活動體驗之上,一直緊貼新時代的媒介和話題,以免品牌被標籤「過時」。


大家經常接觸的零售業,不論大小規模的實體商店亦發展電子商店業務、網購、門市自取、上門速遞等各種銷售模式吸引顧客購物。同時,他們亦建立會員制度,配合專屬應用程式及第三方平台管理和記錄各種資料,再透過市場分析去了解現有顧客及潛在消費者的界別、興趣及購物行為以改善用戶體驗、調整營銷方向和宣傳預算,傾向目標推廣等針對性策略,加強eDM營銷方法做好直銷及顧客維繫工作,以及推出新產品以迎合顧客口味。


特別近幾年疫情影響之下,社交距離及在家工作迫使各種行業都加快步伐進行數碼轉型以維持營運需要。NGO亦是其中一分子(相信外展服務的行家更加感同身受)迅速將工作流程、活動及服務搬到網上,例如網上會議和視象探訪(循道衛理中心安老院舍外展專業服務專訪),以維持中心運作和社區服務。


所以,你早已活於數碼之中,但講到「工作上如何應用」就是一場整合及善用數據的硬仗。

為什麼要數碼轉型?

當媒介和工具越趨數碼化及多元化,大家就越難揣測市民的需要和接觸到目標受眾?

某程度上是「對」。但數碼體驗亦帶來各種具洞察力的資訊,例如網絡搜尋器的熱門關鍵字、網頁的跳出率、社交平台的互動率、網上廣告的點撃率及轉換率、eDM的閱讀率等數據都極具參考價值,你可以透過坊間免費軟件或工具,例如Google Analystic及In-app insight,就可以查閱到以上各種數據。


要統一整合及分析龐大數據﹐將其轉化成有用的資訊是一門學問。商業機構且能用錢搵外援幫忙,但對於資源緊拙的NGO來說,大部分機構都是以一打十,就算最快上手的社交平台亦受制於經常改動的演變法而令同事感到無所適從。與其過份依賴第三方工具及平台,NGO不妨重新審視手頭上現有的資料:會員、義工、服務及活動參與度。只要善用數碼技術統一整合這些資料,你基本上已經擁有具參考價值的數據進行分析及報告。

大部分NGO一直單靠Excel、Spreadsheet、海量A4紙張或表格去處理各中心的會員資料、義工資料、活動參加者資料、服務使用率及活動參與度等資訊。雖然這些文件都可以供機構查閱、統計及匯出報告,但整個過程所花的時間和人力都是難以估計。特別是擁有多個中心的機構,只靠單一文書工具處理資料未必夠安全、夠同步、夠方便讓跨中心互通使用,實時檢視。


但要建立一個巨型電子數據庫供機構及跨中心共同使用,往往要花上極昂貴的開發成本及維護費用,試問有幾多間NGO可以負擔得起?雖然現有的商業管理系統(例如CRM)能夠協助企業管理龐大數據、銷售業務及客戶維繫,但CRM未必完全適用於NGO身上。因為NGO所連繫的不只是「客戶」,而是社區上眾多持份者,包括機構、社區團體、義工、受惠者、大專院校、企業、基金會等,機構絕對需要一個度身定造的管理系統以滿足每位持份者的個別需求。


社職技術協助你創造正面影響

我們一直以科技支援NGO發展及持份者成長,以上NGO的煩惱正是我們需要解決的問題。身為本地NGO一分子,我們的最終目標和大家一樣都是希望善用資源,為社區提供更多優質服務,創造更多正面影響!

今年,社職將推出嶄新非牟利機構持份者關係管理系統(Stakeholder Relationship Management Solution for NGOs),專門幫助NGO進行數碼轉型,統一整合所有資料,讓機構更有效地分析數據,將其轉化成極具參考價值的資訊。協助機構調整營運、行政和推廣的資源及策略,全面簡化NGO的內部行政流程,加強與社區上各持份者的連繫!


到底社職的非牟利機構持份者關係管理系統如何協助你機構投入數碼轉型,享受極致的一站式及個人化體驗,全面照顧機構的內部營運及外部連繫?留意NGO數碼轉型系列第二章之SRM功能介紹!

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